Abweichungen korrekt erfassen

  • Veröffentlicht am Mar 4, 2025
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Was ist eine Abweichung?

Eine «Abweichung» gilt in kitAdmin als Überbegriff für einen Zusatztag oder eine Abwesenheit. Mit dem Modul «Dynamischer Belegungsplan» können diese unter dem Tab «Betreuung» auf dem Profil des Kindes eingetragen werden.

Wie erfasst man eine Abweichung?

Durch einen Klick auf das zusätzliche Feld «Abweichungen bearbeiten», welches durch den dynamischen Belegungsplan erscheint, öffnet sich ein neues Fenster.

Das neu geöffnete Fenster sieht sehr ähnlich aus, wie wenn man eine Betreuung permanent via «Zuweisung ändern» ändert. Der Unterschied hier ist jedoch, dass wir eine Abweichung für ein bestimmten, einzelnen Tag eingeben und deshalb oben links (siehe Screenshot) eine Kalenderwoche definieren müssen.

Wie bereits erwähnt, kann eine Abweichung sowohl ein Zusatztag wie auch eine Abwesenheit sein. Wenn an einem Tag bereits eine Betreuung stattfindet und an diesem Tag eine Abweichung eingegeben wird, erhält man einen Abwesenheitstag mit einer roten Umrandung. Falls man einen Tag anwählt, an welchem keine permanente Betreuung eingetragen ist, erhält man einen Zusatztag, welcher mit einer grünen Umrandung gekennzeichnet ist.

Abweichungstyp auswählen

Auf der rechten Seite erscheint ebenfalls der Abweichungstag, bei welchem man nun noch definieren kann, welchen Abweichungstyp man für die Abweichung verwenden möchte.

Die Abweichungstypen können situationsgerecht eingesetzt werden. Z.B. kann definiert werden, dass eine Abwesenheit des Typs «Krankheit» verwendet wird, wenn ein Kind spontan abgemeldet wird. Der Typ «Ausfall» hingegen bei einer frühzeitigen Abmeldung. Auch individuell definierbar ist die Verrechnung hinter den einzelnen Typen. So kann man z.B. beim Typ «Krankheit» definieren, dass keine Kosten rückerstattet werden, beim Typ «Ausfall» jedoch die vollen Betreuungs- wie Verpflegungskosten. Um die Verrechnung hinter den einzelnen Typen zu ändern, kann der Support kontaktiert werden.

Abweichung speichern und bearbeiten

Wenn die Abweichung korrekt eingetragen wurde, kann sie mit «Speichern» abgespeichert werden. Hier ist es wichtig, in den Leistungen zu kontrollieren, wie sich die Kosten verändern und im Falle einer Rechnungsdifferenz richtig zu handeln. Mehr zum Thema Rechnungsdifferenzen wird im Blog-Beitrag «Rechnungsdifferenzen» beschrieben.

Will man die Abweichung nachträglich bearbeiten, kann man das über folgende Buttons tun:

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