Rechnungsdifferenzen - woher kommen sie und wie behebe ich sie?

Wie entsteht eine Rechnungsdifferenz?

Eine Rechnungsdifferenz ist grundsätzlich nichts Schlimmes und kann auf mehrere Arten entstehen – im Allgemeinen kann sie nur entstehen, wenn eine Rechnung bereits gestellt wurde (z.B. eine Rechnung für den Monat April) und es in diesem Zeitraum eine betragliche Veränderung gibt, welche zu der Rechnungsdifferenz führt. Achtung: es gibt auch Rechnungsdifferenzen ohne betragliche Veränderung - diese können z.B. entstehen, wenn es eine Anpassung am Tarif (z.B. Reportingpositionen für die Auswertung) gibt, welche durch den Support vorgenommen wird. In den meisten Fällen werdet ihr über solche Differenzen entsprechend vom Support informiert. Mehr dazu im Blogbeitrag “Rechnungsdifferenzen ohne betragliche Veränderung”. Rechnungsdifferenzen werden sowohl in der Aufgabenliste, wie auch beim betroffenen Kind in den Leistungen angezeigt:

Welche Arten von Rechnungsdifferenzen gibt es?

Wie bereits erwähnt, können Rechnungsdifferenzen auf verschiedene Arten entstehen, die häufigsten Ursachen sind folgende:

• Der Betreuungsgutschein (BG) hat sich nach der Rechnungsstellung noch verändert und der Betrag, welcher den Eltern in Rechnung gestellt wurde, ist somit nicht mehr korrekt.

• Die Betreuung wurde nachträglich verändert - z.B. wurde ein Zusatztag oder eine Abwesenheit dazugebucht – und nun haben sich die Kosten für diesen Monat geändert.

• Ein Parameter wurde nach der Rechnungsstellung für diesen Monat eingegeben und dieser führt zu einer betraglichen Veränderung.
  → mehr zu Parametern im Blogbeitrag «Parameter korrekt nutzen»

Wie behebt man eine Rechnungsdifferenz?

Um eine Rechnungsdifferenz zu beheben, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Man startet für den Monat, in welchem die Rechnungsdifferenz vorhanden ist, einen neuen Rechnungslauf und sendet somit dem Rechnungskontakt eine aktualisierte Rechnung.

• Man startet für den Monat, in welchem die Rechnungsdifferenz vorhanden ist, einen neuen Rechnungslauf und bestätigt diesen aber sendet die aktualisierte Rechnung nicht raus (Häkchen «Per E-Mail senden» rausnehmen).

Da eine Rechnungsdifferenz durch eine betragliche Veränderung entsteht, kann sie auch wieder rückgängig gemacht werden, indem wieder die gleiche Betreuung eingegeben wird, die bei der ersten Rechnungsstellung eingegeben war (z.B. Zusatztag oder Parameter entfernen).

→  Kommt ihr an einen Punkt, an welchem die richtige Lösung unklar sein sollte, meldet euch gerne beim kitAdmin Support!