Zahlung manuell zuweisen

Nachdem die Zahlungen der Eltern im E-Banking eingegangen sind, steht die Zahlungskontrolle an. Mit Hilfe der camt.54-Datei können die Zahlungen aus dem E-Banking gebündelt ins kitAdmin hochgeladen werden. Durch die Referenznummer können die Zahlungen im Normalfall automatisch zugewiesen werden, ohne dass weiteres Handeln erforderlich ist.

Warum können nicht alle Zahlungen automatisch zugewiesen werden?

Eine Zahlung kann dann nicht automatisch zugewiesen werden, wenn einige Daten aus der camt54-Datei nicht mit den Daten aus kitAdmin übereinstimmen. Z.B. ist im kitAdmin die Mutter als Rechnungskontakt hinterlegt, die Zahlung wurde jedoch vom Vater getätigt. Ein häufiger Fall ist auch, wenn eine Zahlung via Dauerauftrag bezahlt wurde, dann wird immer über die als erstes versendete Referenznummer bezahlt, welche sich natürlich von Rechnung zu Rechnung ändert. In diesen Fällen wird aus Sicherheitsgründen die manuelle Zuweisung durch den Ausführenden verlangt. Das sieht dann folgendermassen aus:

Zahlungen manuell zuweisen

Um die nicht zugewiesene Zahlung manuell zuzuweisen, kann auf den Button «Nicht zugewiesene zuweisen» (siehe Screenshot oben) geklickt werden. Nach dem Klick auf diesen Button erscheint folgende Anzeige:

Hier sieht man nun eine Auflistung aller Zahlungen, welche nicht zugewiesen werden konnten – im oberen Bereich sieht man die Filter «Nicht zugewiesen» und «Kontoauszug vom XY».

Der Datensatz kann angeklickt werden und dann via «Zuweisen» weiterverarbeitet werden.

Durch klick auf «Zuweisen» kommt man auf folgende Ansicht:

Wenn bereits Rechnungen gestellt wurden, welche Ähnlichkeiten mit der Zahlung aufweisen, schlägt kitAdmin bereits Rechnungen vor, auf welche die Zahlung zugewiesen werden könnte. Hier hat man drei Optionen:

• Referenznummer identisch > hier stimmt die Referenznummer der Rechnung mit einer Referenznummer in kitAdmin überein. Achtung: hier kann es bei einem Dauerauftrag vorkommen, dass eine bereits bezahlte Rechnung vorgeschlagen wird. Der offene Betrag ist auf CHF 0.00.

• Offene Rechnungen von XY > hier schlägt es weitere, noch offene Rechnungen des Rechnungskontaktes vor. Die Zahlung kann ganz einfach einem Vorschlag zugewiesen werden.

• Transaktion direkt zuweisen > ist keine der Vorgeschlagenen Rechnungen die Korrekte, kann die Zahlung via «+ Transaktion direkt zuweisen» auf eine andere Rechnungsnummer (z.B. 1856) gebucht werden.