Gutschriften & Gebühren manuell erfassen

  • Veröffentlicht am Mar 4, 2025
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Wann erstelle ich eine manuelle Gutschrift / Gebühr?

Eine Gutschrift (zu Gunsten der Eltern) bzw. eine Gebühr (zu Gunsten der Kita) wird immer dann erstellt, wenn es keine andere Möglichkeit gibt. Sie dient sozusagen als «Letzte Lösung», wenn man den gewünschten Betrag nicht anders verrechnen kann – z.B. in einem Einzelfall, wenn nicht direkt ein eigener Parameter erstellt werden soll oder wenn man den Eltern in einem Spezialfall eine Gutschrift zusprechen möchte, um ihnen entgegenzukommen.

Wie erstelle ich eine Gutschrift / Gebühr?

Eine Gutschrift bzw. eine Gebühr kann auf dem Profil des gewünschten Kindes unter dem Tab «Leistungen» erfasst werden:

Durch einen Knopfdruck auf den Button «+ Gutschrift erfassen» bzw. «+ Gebühr erfassen» gelangt man zu folgender Ansicht:

Die Ansicht ist bei der Gutschrift genau gleich wie bei der Gebühr. Die folgenden Punkte gilt es auszufüllen:

  • Kinderort auswählen → Standort, auf welchem das Kind betreut wird.

  • Datum → Datum, mit welchem die Gebühr/Gutschrift ausgewiesen werden soll.

  • Bezeichnung → Grund, warum die Gebühr/Gutschrift erfasst wurde. Achtung: dieser Punkt steht ebenfalls auf der Rechnung drauf und wird auch im Report so ausgewiesen! Es sollte stehts nachvollziehbar formuliert werden, damit man auch später weiss, worum es sich handelt.

  • Anzahl → Anzahl der Gebühren/Gutschriften.

  • Betrag in CHF → Betrag der einzelnen Gebühren/Gutschriften.

    Die Leistungsart wurde noch nicht erwähnt, diese schauen wir uns nun genauer an. Mit einem Klick auf «Leistungsart auswählen» erhält man folgende Liste:

Dieser Punkt ist nicht nur wichtig für die Bezeichnung der Gebühr/Gutschrift, sondern auch für die Verrechnung, denn sie gibt auch an, ob eine Gebühr/Gutschrift kiBon-relevant sein soll oder nicht!

Nicht kiBon-relevante Leistungsarten:

  • Ferienbetreuung

  • Mitgliederbeitrag

  • Schulkind

  • Sonstiges

  • Subvention

  • Verpflegung

kiBon-relevante Leistungsarten:

  • Betreuung

  • Rabatt

  • Ausserordentlicher Betreuungsaufwand

Hat man die gewünschten Parameter eingetragen, kann die Gebühr/Gutschrift mit «Gebühr erfassen» bzw. «Gutschrift erfassen» erfasst werden. Der Betrag wird anschliessend im ausgewählten Monat angezeigt:

Wenn die Leistungsart kiBon-relevant war, müssen die Daten unter dem Tab «kiBon» neu geladen und gesendet werden. Dieser Punkt kann ignoriert werden, sollte eine nicht kiBon-relevante Leistungsart verwendet worden sein.

Falls die erfasste Gebühr/Gutschrift wieder gelöscht werden möchte, kann das ganz einfach auf dem Kinderprofil unter «Leistungen» erledigt werden (siehe Screenshot oben).

Auf welchem Report sind Gebühren/Gutschriften ersichtlich?

Gebühren/Gutschriften werden auf den Reports «Fakturierte Leistungen» bzw. «Kalkulierte Leistungen» unter dem Tab «Leistungsjournal» ausgewiesen.

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