Templates erstellen / E-Mail und Kündigungsvorlagen erstellen

Wie erstelle ich ein Template?

Im Kommunikationsbereich können Templates für E-Mails und Kündigungsbestätigungen erstellt werden. Wie du einen Vorlagentext für E-Mails und einen Vorlagentext für Kündigungsbestätigungen hinterlegen und versenden kannst, erfährst du im folgenden Beitrag.

Das Beispiel erfolgt anhand einer Kündigungsbestätigung, welche per E-Mail versendet wird:

Navigation auf «Kommunikation» im kitAdmin Menu.
Vom Tab «Übersicht» auf «Templates» wechseln, unter «Aktionen» können via Button «Email-Template erstellen» die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden.
Dem Template wird ein Name sowie ein Betreff gegeben, im Textfeld kann der gewünschte Text erfasst und gespeichert werden. Grundsätzlich könnten mehrere Templates für die Kündigungsbestätigung erstellt werden.

Nach der Speicherung des Template ist dieses ersichtlich, die Vorlage kann bearbeitet oder gelöscht werden.

Kündigungsbestätigung versenden

Navigation auf das Kind, welches austreten wird, unter «Betreuung» den «Austritt» erfassen. Danach Checkbox «Kündigungsbestätigung via E-Mail» auswählen.

Sofern die Checkbox aktiviert wird, öffnet sich die Maske des E-Mailversands für die Kündigungsbestätigung. Das gewünschte E-Mail-Template kann ausgewählt werden.

Wird das Template ausgewählt, wird der Template-Text automatisch ins E-Mail-Feld kopiert. Der Text kann entweder genauso übernommen, oder noch bearbeitet werden, um die Kündigungsbestätigung zu individualisieren. Weiter können wie bei den anderen E-Mails Anhänge etc. angefügt werden.

Ist alles so wie es soll, kann die E-Mail versendet werden. Die E-Mail sieht bei den Familien so aus (in diesem Beispiel wurde der Template-Text 1:1 übernommen und nicht individualisiert.)
Klickt der oder die Empfängerin auf «antworten» können sie der Institution antworten, es wird die E-Mailadresse verwendet, die als Absenderadresse beim Erstellen der Nachricht benutzt worden ist.