Rechnungen stellen

Kontrolle - wurden alle Rechnungen der vergangenen Monate gestellt?

Kinderort auswählen, auf Bereich Faktura wechseln und den Status der letzten Monate kontrollieren.

Keine Leistungen - Es wurden vom Kinderort in diesem Monat keine Leistungen erbracht, weswegen auch keine Leistungen verrechnet werden können.

Nicht fakturiert - Es wurden vom Kinderort in diesem Monat Leistungen erbracht. Diese müssen fakturiert werden.

Teilweise fakturiert - Es wurden vom Kinderort in diesem Monat Leistungen erbracht, aber nicht vollständig verrechnet. Die noch nicht fakturierten Leistungen müssen fakturiert werden.

Fakturiert - Es wurden vom Kinderort in diesem Monat Leistungen erbracht und vollständig fakturiert. Dieser Monat gilt als “abgeschlossen”.

Rechnungslauf erstellen

Rechnungslauf für alle Monate stellen, in welchen der Status “nicht fakturiert” oder “teilweise fakturiert” lautet.

Vorgehensweise:

• Auf “Rechnungslauf erstellen” klicken

• Zu verrechnenden Monat auswählen

• Rechnungs- und Fristdatum setzen

• “Rechnungslauf starten” klicken - der Rechnungslauf wird aktiviert und alle Leistungen werden berechnet.

Verrechenbare und nicht verrechenbare Rechnungen werden in der Rechnungslauf-Vorschau angezeigt.

Bei Rechnungen mit dem Status “verrechenbar” wird automatisch ein Häkchen gesetzt. Dieses kann manuell abgewählt werden.
Falls eine Rechnung als “nicht verrechenbar” gekennzeichnet ist, kann eine Information angezeigt werden, in dem der Mauszeiger auf den rot markierten Status bewegt wird. kitAdmin zeigt den Anwender:innen die noch offenen Schritte auf, damit die Leistung verrechnet werden kann.

Im Rechnungslauf ist zu sehen, welche Rechnungsempfänger:innen die Rechnungen per E-Mail oder per Post wünschen. Steht bei einer Person “Post”, aber sie wünscht die Rechnungen per E-Mail, so muss im Profil dieses Kontaktes die E-Mailadresse erfasst und das Häkchen “Korrespondenz per E-Mail” gesetzt werden.

Hinweis: Vorhandene Vorauszahlungen sind bereits in diesem Schritt erkennbar, die Rechnungsempfänger:innen sind mit einem Geldschein-Icon gekennzeichnet. Wird der Mauszeiger über das Icon geführt, ist die Höhe der Vorauszahlung ersichtlich.

Rechnungen bestätigen und versenden

Damit alle E-Mail-Rechnungen per E-Mail versendet werden, muss das Häkchen “Rechnung per E-Mail senden” gesetzt werden. Das Häkchen “Rechnungen herunterladen” wird benötigt, wenn Rechnungen ausgedruckt werden müssen, um sie per Post verschicken zu können.

Bei “Rechnung per E-Mail senden” muss eine Antwort-E-Mailadresse definiert werden. Falls der Kinderort eine E-Mailadresse im Profil hinterlegt hat, wird diese jeweils vorgeschlagen. Es ist möglich, manuell eine andere E-Mailadresse zu hinterlegen.
Mit dem Button “Rechnung bestätigen” werden die E-Mails unwiderruflich automatisch versendet. Unsere Erfahrung zeigt, dass der Aufwand und die administrativen Kosten für den Kinderort geringer werden, je mehr Rechnungsempfänger:innen die Rechnung per E-Mail erhalten.