Stand: Februar 2026
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Personendaten im Zusammenhang mit der Nutzung der kitAdmin‑Applikation (nachfolgend „App“) bearbeiten.
Sie gilt für alle registrierten Benutzerinnen und Benutzer, welche die App im Rahmen einer Kita‑Dienstleistung verwenden (z. B. Mitarbeitende, Eltern, Administratoren).
Sie gilt nicht für den Besuch der öffentlichen Website kitadmin.ch.
Die Datenschutzerklärung der Website finden Sie dort separat.
1. Verantwortliche Stelle
DV Bern AG
Nussbaumstrasse 21
3006 Bern, Schweiz
E-Mail für Support: support@kitadmin.ch
E-Mail für Datenschutzanliegen: datenschutz@dvbern.ch
DV Bern AG betreibt die App als technischer Dienstleister.
2. Verantwortlichkeit für die Inhalte (Abgrenzung)
Die Daten, welche Kindertagesstätten (Kitas), Eltern oder Mitarbeitende in der App erfassen, betreffen teilweise besonders schützenswerte Personendaten (z. B. Kinder‑ und Gesundheitsdaten).
Wichtig:
Die Kita ist die inhaltlich verantwortliche Stelle für alle Personendaten, die sie im Rahmen ihrer Betreuungstätigkeit in der App erfasst, speichert oder verwaltet. Das umfasst insbesondere:
Stammdaten der Kinder
Informationen zu Eltern & Bezugspersonen
Betreuungszeiten, Rapportierungen und interne Notizen
Gesundheits- und Allergieinformationen
Fotos, Beobachtungen, Entwicklungsdokumentation
Vertrags- und Tarifinformationen
Daten der Mitarbeiter*innen
Die Kita entscheidet selbstständig über:
welche Daten erfasst werden
zu welchen Zwecken sie diese nutzt
wer Zugriff erhält
wie lange Daten gespeichert bleiben
welche Daten an Eltern oder Behörden weitergegeben werden
DV Bern AG stellt lediglich die technische Infrastruktur bereit und verarbeitet die Daten ausschliesslich im Auftrag und nach Weisung der jeweiligen Kita.
Die Kita bleibt jederzeit allein datenschutzrechtlich verantwortlich für sowohl Rechtmässigkeit als auch Inhalt der Bearbeitung.
3. Arten von Personendaten, die in der App bearbeitet werden
Die App verarbeitet je nach Nutzung folgende Kategorien von Daten:
3.1 Daten der Kinder
Vor‑ und Nachname
Geburtsdatum
Geschlecht
Betreuungsgruppe, Abholregelungen
Gesundheitsdaten (Allergien, Medikamente, Notfallhinweise)
Entwicklungsnotizen, Beobachtungen
Fotos oder Dokumentationen
Diese Daten gelten teilweise als besonders schützenswerte Personendaten.
3.2 Daten von Eltern / Sorgeberechtigten
Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, IBAN
Beziehung zum Kind
Einwilligungen & Entzugsrechte
Vertragsdaten, Tarife, Rechnungsinformationen
3.3 Daten von Kita‑Mitarbeitenden
Name, Rolle, Funktion, Anstellung, Geburtsdatum
Einsatzzeiten, Befugnisse, interne Mitteilungen
Benutzerkonto & Login‑Informationen
3.4 App‑Nutzungs- und technische Daten
Logins (Zeitpunkt, Erfolg/Misserfolg)
IP-Adresse
Gerätetyp & Browserversion
interne Systemprotokolle zur Sicherheit
Diese Daten dienen der Betriebssicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention.
Hinweis: Bitte übermitteln Sie keine besonders schützenswerten Daten ausserhalb der dafür vorgesehenen Funktionen der App
Benutzerinnen und Benutzer dürfen über kitAdmin keine besonders schützenswerten Personendaten gemäss Art. 5 lit. c DSG übermitteln.
Zu den besonders schützenswerten Personendaten gehören insbesondere:
Daten über religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerkschaftliche Ansichten oder Tätigkeiten
Daten über die Gesundheit, die Intimsphäre oder die Zugehörigkeit zu einer Rasse oder Ethnie
genetische Daten
biometrische Daten, die eine Person eindeutig identifizieren
Daten über verwaltungs‑ oder strafrechtliche Verfolgungen und Sanktionen
Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe
Bitte nutzen Sie für solche Informationen ausschliesslich die von der Kita vorgesehenen Kommunikationswege (z. B. persönliches Gespräch, Telefon, gesicherte Kanäle, spezifische Funktionen der kitAdmin‑App, sofern vorhanden).
4. Zwecke der Datenbearbeitung innerhalb der App
Die Daten werden für folgende Zwecke bearbeitet:
Verwaltung von Kindern, Gruppen und Betreuungseinheiten
Organisation von Betreuungstagen, Rapporten und Elternkommunikation
Erstellung und Verwaltung von Verträgen, Rechnungen und Dokumenten
Notfall- und Gesundheitsmanagement
Informationsaustausch innerhalb der Kita
Bereitstellung einer sicheren, stabilen Betreuungsmanagement‑Software
Support‑ und Fehlerbehebung durch DV Bern AG
technische Bereitstellung, Monitoring und Fortentwicklung der App
DV Bern AG verwendet die Daten nie zu eigenen Zwecken, insbesondere nicht für Werbung, Profiling oder Weitergabe an Dritte ausserhalb der Auftragsbearbeitung.
5. Weitergabe und Einsatz von Sub‑Auftragsbearbeitern
DV Bern AG stellt den gesamten technischen Betrieb der kitAdmin‑Applikation in einem eigenen Rechenzentrum in der Schweiz sicher. Dazu gehören insbesondere Hosting, Netzwerk, Speicher, Backups, Sicherheitsmassnahmen, Wartung, Monitoring sowie die Weiterentwicklung der Software.
Zur Erfüllung dieser Aufgaben kann DV Bern AG ausgewählte Sub‑Auftragsbearbeiter einsetzen, soweit dies für den Betrieb, Support oder die interne Organisation erforderlich ist.
5.1 Eingesetzte Sub‑Auftragsbearbeiter
Folgende Sub‑Auftragsbearbeiter werden unterstützend im Betrieb eingesetzt:
Microsoft 365 (Microsoft Schweiz GmbH) – Interne Kommunikation und Zusammenarbeit (z. B. E‑Mail, Teams)
(Betrieb in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, EWR)
5.2 Verpflichtungen der Sub‑Auftragsbearbeiter
Alle eingesetzten Sub‑Auftragsbearbeiter:
bearbeiten Personendaten ausschliesslich im Auftrag und gemäss Weisungen der DV Bern AG
sind vertraglich zur Umsetzung angemessener technischer und organisatorischer Massnahmen verpflichtet
erhalten nur Zugriff auf Personendaten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgabe erforderlich ist (Need‑to‑know‑Prinzip)
sind nicht berechtigt, Personendaten ohne Genehmigung an weitere Dritte weiterzugeben
Eine Weitergabe von Personendaten an Dritte ausserhalb der Auftragsbearbeitung findet nicht statt.
6. Analytics
Analytics wird ausschliesslich eingesetzt, um die technische Stabilität, die Fehleranalyse und die Auslastung der App sicherzustellen. Dabei werden nur technisch notwendige Nutzungsdaten ausgewertet. Es findet keine Profilbildung und keine Nutzung zu Marketing‑ oder Werbezwecken statt.
7. Tracking (DV Bern AG)
Wie die meisten Website-Betreiber sammelt kitadmin.ch nicht persönlich identifizierende Informationen, die Web-Browser und Server typischerweise zur Verfügung stellen, z. B. den Browsertyp, die bevorzugte Sprache, die verweisende Website sowie das Datum und die Uhrzeit jeder Besucheranfrage. Der Zweck von kitadmin.ch, nicht personenbezogene Daten zu sammeln, besteht darin, besser zu verstehen, wie die Besucher von kitadmin.ch ihre Website nutzen.
kitadmin.ch sammelt auch möglicherweise persönlich identifizierende Informationen wie Internet Protocol (IP)-Adressen. kitadmin.ch verwendet diese Informationen jedoch nicht, um seine Besucher zu identifizieren, und gibt diese Informationen nicht weiter, ausser unter den gleichen Umständen, unter denen sie verwendet werden.
Ort der Verarbeitung: Schweiz – Datenschutzrichtlinie
8. Error Reporting (DV Bern AG)
Um unerwartete Fehler schnell beheben zu können, übermittelt die App bei technischen Störungen automatisch eine Fehlermeldung an einen von DV Bern AG kontrollierten Server.
Dabei werden ausschliesslich technische Daten verarbeitet, die für die Diagnose nötig sind (z. B. Zeitpunkt des Fehlers, Gerätetyp, technische Log-Informationen).
Sofern zur Fehlerbehebung erforderlich, kann die Fehlermeldung auch eine Benutzerkennung enthalten (z. B. Benutzername), damit der Vorfall korrekt zugeordnet werden kann.
Es werden keine Inhalte von Eingaben oder andere nicht erforderliche Personendaten erfasst.
Ort der Verarbeitung: Schweiz – Datenschutzrichtlinie
9. Support Portal
Das Supportportal Document 360 hat einen geschützten Bereich, welcher nur kitAdmin Benutzern zugänglich ist.
Bei der 1. Nutzung dieses optionalen Dienstes werden nach Einwilligung, E-Mail-Adresse sowie Vor- und Nachnamen mit der externen Cloud Lösung Document 360 geteilt.
10. Newsletter
Sobald Sie Kunde sind, werden Sie mit folgenden Daten automatisch in unseren Newsletter-Verteiler aufgenommen:
E‑Mail‑Adresse
Name (optional)
Wir erfassen zudem aus technischen Gründen, ob ein Newsletter geöffnet wurde oder Links angeklickt wurden (sog. Tracking‑Pixel). Dies können Sie in Ihrem E‑Mail‑Programm durch Blockieren von Bildern verhindern.
Eine Abmeldung ist jederzeit möglich. Nach der Abmeldung löschen wir Sie aus dem Verteiler.
11. Sicherung auf Server (DV Bern AG)
DV Bern AG stellt ein Dienst zum Speichern und Verwalten von Sicherungen bereit.
Erfasste personenbezogene Daten: Verschiedene Arten von Daten, wie in der Datenschutzerklärung des Dienstes angegeben.
Ort der Verarbeitung: Schweiz – Datenschutzrichtlinie
12. Schriftarten
kitAdmin verwendet eine Schriftart von Adobe. Durch die Nutzung dieses Dienstes werden einige Daten von Adobe ausgewertet. Die Übermittlung erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln. https://www.adobe.com/ch_de/privacy/policies/adobe-fonts.html
13. Ort der Datenbearbeitung
Die Daten werden grundsätzlich in der Schweiz gespeichert und verarbeitet.
Falls Ausnahmen bestehen (z. B. einzelne Monitoring‑ oder Supportdienste), erfolgen diese nur mit ausreichenden Garantien (Standardvertragsklauseln).
14. Datensicherheit
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Massnahmen (TOMs) ein, darunter:
verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS)
verschlüsselte Datenspeicherung
Zugriffsbeschränkungen & Rollenverwaltung
Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge
regelmässige Backups
Überwachung und Schutz vor Cyberangriffen
regelmässige Updates und Sicherheitsaudits
15. Speicherfristen
DV Bern AG löscht oder anonymisiert Daten:
gemäss den Weisungen der Kita
sobald der Zweck erfüllt ist
spätestens nach Kündigung des Dienstleistungsvertrags
Die Kita definiert, wie lange sie Daten in der App benötigt.
DV Bern AG führt keine eigenständigen Aufbewahrungsfristen.
16. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen (Eltern, Mitarbeitende etc.) haben im Rahmen des Schweizer DSG insbesondere:
Auskunftsrecht
Berichtigung unrichtiger Daten
Löschung (soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen)
Einschränkung oder Widerspruch
Datenherausgabe / -übertragung
Wichtig:
Da die Kita inhaltlich Verantwortliche ist, müssen Gesuche direkt an die Kita gerichtet werden.
DV Bern AG unterstützt die Kita im Rahmen ihrer gesetzlichen Pflichten technisch.
17. Kontakt für Datenschutzanliegen
Für Anfragen an den Plattformbetreiber:
DV Bern AG
datenschutz@dvbern.ch
Für inhaltliche Datenschutzanliegen (z. B. Berichtigung von Kinderangaben):
bitte direkt an die jeweilige Kita wenden, welche die App nutzt.
18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen.
Es gilt die jeweils in der App veröffentlichte Version.