Beim Platzbestätigen resp. Mutieren eines Kindes mit einem spezifischen Betreuungsfaktor (1.5), kann es beim Senden, über die Schnittstelle, an kiBon zu verschiedenen Situationen kommen. Damit Sie wissen wie in welcher Situation umzugehen ist, haben wir diese Anleitung für Sie geschrieben.

Situation 1: Spezifischer Faktor wird von Beginn an in kitAdmin erfasst

Die erste und wohl einfachste Situation ist, beim Kind in der Betreuung in kitAdmin, von Beginn an der neuen Betreuungsgutscheinperiode (ab 1.8.) den spezifischen Betreuungsfaktor 1.5 zu hinterlegen.
Sobald die Platzbestätigungsanfrage von kiBon kommt, kann diese via Schnittstelle bestätigt werden. In kiBon erfolgt eine Platzbestätigung mit den höheren Vollkosten und das Häkchen «Wir bestätigen, dass wir den ausserordentlichen Betreuungsaufwand mit 50 Franken oder mehr pro Tag verrechnen.» wird automatisch gesetzt.
Unterhalb dieses Textes wird dies nochmals anhand von Screenshots aufgezeigt.

Die Zuweisung ist per 1.8 hinterlegt.

2. Der spezifische Betreuungsfaktor 1.5 wurde beim Kind hinterlegt und das Kind wurde definitiv zugewiesen.

Sobald die Platzbestätigungsanfrage aus kiBon kommt, kann diese überprüft werden und danach via Schnittstelle zurück an kiBon gesendet und somit bestätigt werden.

In kiBon werden so die korrekten Kosten, wie auch das Häkchen zum Bestätigen des ausserordentlichen Betreuungsaufwands gesetzt (siehe Screenshot unterhalb). Bei Betreuungen mit spezifischen Betreuungsfaktoren, empfehlen wir Ihnen zur Sicherheit immer die Überprüfung in kiBon. So ist sichergestellt, dass auch alles korrekt hinterlegt ist (inkl. Häkchen).

Das Häkchen würde so für die ganze Antragsperiode gelten.

Situation 2: Platzbestätigung wird nach dem 31.07.20xx angefordert, Betreuung startet entweder im August oder später in der laufenden Betreuungsgutscheinperiode

Das Kind wird seit August der neuen BG-Periode in der Kita betreut, mit einem ausserordentlichen Betreuungsaufwand. Die Platzbestätigung bzw. der Betreuungsgutschein wird erst nach dem 31.07. angefordert. Da die Antragsteller:innen immer erst einen Betreuungsgutschein auf den Folgemonat erhalten, also nach Einreichung des Antrags, würde auch der Zuschlag für den ausserordentlichen Betreuungsaufwand erst auf den Folgemonat gewährt werden. Das Gleiche würde auch gelten, falls die Betreuung erst später in der Antragsperiode anfangen würde. Sofern die Eltern den Antrag rechtzeitig einreichen, würden sie den Betreuungsgutschein mit dem Zuschlag ab dem entsprechenden Monat erhalten.

Situation 3: Automatische Platzbestätigung wurde ohne Angabe zum spezifischen Betreuungsfaktor gemacht

In einem weiteren Fall beschreiben wir wie vorzugehen ist, falls die Platzbestätigung ohne spezifischen Betreuungsfaktor gemacht wurde und der Antrag von der Gemeinde bereits verfügt wurde. In diesem Fall muss der spezifische Betreuungsfaktor mittels einer Mutation hinzugefügt werden. Nachfolgend werden die einzelnen Vorgehensschritte mithilfe von Screenshots erklärt.

Die Zuweisung ist per 1.8. ohne spezifischen Betreuungsfaktor hinterlegt.
Die Platzbestätigung wird (ohne spezifischen Faktor) an kiBon gesendet.
Die Betreuung wird so von der Gemeinde übernommen und entsprechend verfügt in kiBon.
Nun benötigt das Kind aufgrund von besonderen Bedürfnissen einen erhöhten Betreuungsaufwand. In kitAdmin wird der spezifische Faktor ab dem entsprechenden Monat hinterlegt, ab welchem die Fachstellenbestätigung der zuständigen Behörde gilt. Die Zuweisung wird neu gemacht (in diesem Beispiel per 1.10.2021).

Der spezifische Betreuungsfaktor wird auf 1.5 gesetzt und die Zuweisung wird definitiv bestätigt.

Wie in den Screenshots unterhalb zu sehen ist, ist beim Kind der spezifische Betreuungsfaktor ab dem 1.10.2021 korrekt hinterlegt. Nun müsste eine Mutationsmeldung, mit den neuen Kosten, an kiBon gesendet werden.
WICHTIG! Hier ist nun Vorsicht geboten, denn wenn die Mutationsmeldung so an kiBon gesendet wird, sendet es zwar die höheren Betreuungskosten, jedoch wird in kiBon das Häkchen «Wir bestätigen, dass wir den ausserordentlichen Betreuungsaufwand mit 50 Franken oder mehr pro Tag verrechnen.» nicht gesetzt! Dies funktioniert in diesem Fall nicht. Dies bedeutet, dass der Zuschlag von 50 Franken pro Tag der Familie bei der Berechnung des Betreuungsgutscheins nicht zugesprochen wird. (siehe kiBon Screenshot) Von den Kitakosten her würde aber der Zuschlag berechnet werden.

Wie zu sehen ist, werden die höheren Kosten übernommen, jedoch nicht das Häkchen, welches den Eltern den Zuschlag von 50 Franken pro Tag gewährt. Somit hätten die Eltern höhere Kosten, aber den gleichen Betreuungsgutschein wie zuvor. In den Resultaten würde das so aussehen.
Somit empfehlen wir in solchen Fällen die Mutationsmeldung nicht über die kitAdmin-kiBon Schnittstelle zu machen, da das Häkchen in kiBon nicht nachträglich über die Schnittstelle gesetzt werden kann. Somit ist hier der manuelle Weg zu gehen. In den nächsten Schritten wird erklärt, wie die manuelle Vorgehensweise in kiBon ist. Die Mutationsmeldung in kitAdmin werden wir noch stehen lassen, warten aber noch mit dem Ignorieren der Mutationsmeldung in kitAdmin, dies wird in einem späteren Zeitpunkt gemacht. Damit in kiBon alles korrekt hinterlegt werden kann, muss in diesem Fall direkt mit der Wohnsitzgemeinde des Kindes Kontakt aufgenommen werden. Der Gemeinde muss mitgeteilt werden, dass sie eine Mutation eröffnen müssen. Dazu kann die Gemeinde im Antrag des Kindes den Navigationspunkt «Betreuung» anwählen, darin die Betreuung öffnen und zuunterst «Angaben korrigieren» anwählen (Siehe Screenshot).
Sobald die Gemeinde auf «Angaben korrigieren» geklickt hat, erhalten Sie als Institution eine neue Platzbestätigungsanfrage in kiBon (Status der Betreuung ist «warten»). Diese Platzbestätigung muss nun aber manuell in kiBon gemacht werden und kann nicht über die Schnittstelle erfolgen. In dieser Maske ist es Ihnen nun auch möglich das Häkchen «Wir bestätigen, dass wir den ausserordentlichen Betreuungsaufwand mit 50 Franken oder mehr pro Tag verrechnen.», anzuwählen und die Betreuung erneut zu bestätigen (Siehe Screenshot). Dieser Schritt ist nur in kiBon möglich!
Nachdem, wie oben erwähnt, das Häkchen gesetzt wurde, muss die Betreuung anhand der berechneten Kosten (inkl. Zuschlag) angepasst werden. Die Kosten können Sie aus kitAdmin entnehmen. Da die Betreuungsmeldung in kitAdmin noch nicht ignoriert worden ist, ermöglicht dies die Kosten direkt aus der Betreuungsmeldung zu kopieren und in kiBon einzufügen. (Siehe Screenshot)
Danach kann die Betreuung in kiBon erneut bestätigt werden.
Wie in der Verfügung zu sehen ist, wird aufgrund des Mutationsdatums (in diesem Fall September), die Anpassung des Zuschlags von 50 Franken pro Tag, erst auf den Oktober gewährt (Folgemonat nach Einreichung der Mutation). Somit stimmt es auch mit den höheren Kosten des Kindes überein.
Zuletzt können Sie die Mutationsmeldung in kitAdmin, welche in Schritt 4 generiert wurde, ignorieren.

Somit wäre der Fall, in welchem der spezifische Betreuungsfaktor zu einem späteren Zeitpunkt angepasst wird, abgeschlossen.

Situation 4: Antragstellende geben nicht an, dass das Kind besondere Bedürfnisse hat und einen darin begründeten ausserordentlichen Betreuungsaufwand hat

Die Antragstellenden müssen beim Erfassen des kiBon Antrages angeben, ob das Kind besondere Bedürfnisse hat. Hat das Kind besondere Bedürfnisse und einen begründeten ausserordentlichen Betreuungsaufwand, so muss die Familie das folgende Häkchen anwählen: «Hat Ihr Kind besondere Bedürfnisse und einen darin begründeten ausserordentlichen Betreuungsaufwand?» Wird dieses Häkchen von den Antragstellenden nicht gesetzt, so wird das Feld mit dem Häkchen «Wir bestätigen, dass wir den ausserordentlichen Betreuungsaufwand mit 50 Franken oder mehr pro Tag verrechnen.», in kiBon bei der Navigation «Betreuung» nicht angezeigt und kann somit nicht angegeben werden. Konkret bedeutet das: Auch wenn Sie als Institution die Platzbestätigung bereits mit dem spezifischen Betreuungsfaktor über die kitAdmin-Schnittstelle bestätigen, wird das Häkchen nicht gesetzt, da es in kiBon nicht vorhanden ist. Sofern der Antrag noch «in Bearbeitung Antragsteller/in» ist, können die Antragsstellenden beim Navigationspunkt «Betreuung» in kiBon mittels «Falsche Angaben» dies noch ändern und die Frage zu den besonderen Bedürfnissen des Kindes mit «ja» beantworten. Falls der Antrag bereits «in Bearbeitung Gemeinde» ist, muss die Gemeinde aber ebenfalls noch die Frage, ob das Kind besondere Bedürfnisse hat, von «nein» auf «ja» ändern. Anschliessend kann die Gemeinde mittels «falsche Angaben» die Betreuungsmaske für Sie als Institution nochmals eröffnen und Sie können dann das Häkchen «Wir bestätigen, dass wir den ausserordentlichen Betreuungsaufwand mit 50 Franken oder mehr pro Tag verrechnen.» anwählen. In den beiden erwähnten Fällen, muss die erneute Platzbestätigung manuell in kiBon erfolgen und nicht automatisch über die Schnittstelle. Falls es erst nach dem Verfügen bemerkt wird, dass die Antragstellenden die Angabe zu den besonderen Bedürfnissen verneint haben, ist eine Mutation nötig, welche entweder von den Antragstellenden oder von der Gemeinde eröffnet wird. Die Frage zu den besonderen Bedürfnissen muss von den Antragstellenden oder der Gemeinde auf «ja» gewechselt werden. Danach können Sie als Institution die Platzbestätigung erneut manuell in kiBon durchführen und das Häkchen «Wir bestätigen, dass wir den ausserordentlichen Betreuungsaufwand mit 50 Franken oder mehr pro Tag verrechnen.» setzen. Grundsätzlich gilt bei Kindern mit besonderen Bedürfnissen zu kontrollieren, ob alles mit den Angaben zum ausserordentlichen Aufwand korrekt funktioniert hat und die Gutscheinberechnung entsprechend korrekt ist.