Die Arbeitspläne werden beim Standort unter Personalplanung erstellt:

Das kann alles auf einem Screen gemacht werden:

Dienstzuweisungen
Dienstanpassungen / Pausen verschieben
Termine (Schule, Frei, Arzttermin, etc.) und Abwesenheiten eintragen
etc.

Filtrierung Ansicht

Tag / Woche / Monat - einzelne Gruppen - nur bedarfsrelevante Dienste anzeigen

Zuweisbare Dienste

Oben rechts sind alle vordefinierten zuweisbaren Dienste ersichtlich:

Wie Dienste erstellt werden können, findet ihr hier. Diese können per Drag&Drop heruntergezogen werden und bei Bedarf beliebig verlängert oder verkürzt werden.

Mitarbeitende

Personen, die standortweit einsetzbar sind (also zugewiesen werden können), sind ganz unten in der Liste ersichtbar - mit Ausnahme der Springer ohne feste Anstellung.
Personen, die nur in einer bestimmten Gruppe arbeiten, sind bereits direkt dieser Gruppe zugewiesen.
Springer bzw. Vertretungspersonal sind am Springer-Symbol (Schachfigur) erkennbar und erscheinen nicht unter “Weitere Angestellte”. Sobald man sie gezielt sucht, werden sie aber angezeigt.

Dienst zuweisen

Mitarbeitende zu Gruppe/Standort hinzufügen
Schichten, Termine und Abwesenheiten per Drag&Drop in Monats-, Wochen- oder Tagesansicht einfügen
Kürzen/Verlängern der Dienste ganz einfach mit der Maus in Tagesansicht oder mittels “Bearbeiten” Symbol in der Wochen- und Monatsansicht
Verschieben der Pausen einfach mit der Maus in der Tagesansicht
Löschen des Dienstes mittels Klick auf den Abfalleimer

Frühschicht für den ganzen Standort / Kinderort

Person oben bei Kinderort-Schlüssel einplanen. Ab dem Zeitpunkt, ab dem der Wechsel auf die Gruppe stattfindet, auch auf der Gruppe einplanen. → siehe Beispiel Ramseier Vreni

Grau hinterlegt ist, wenn jemand nicht verfügbar ist. Die Person kann trotzdem eingeplant werden. Dies ist nur eine Unterstützung für die Planenden.

Termin hinzufügen

Termine können für alles verwendet werden: Schule, Teammeeting, etc. Einfach per Drag&Drop auf Arbeitsplan ziehen → Formular wird vorausgefüllt, restliches ausfüllen und abspeichern.

Entweder ein Termintyp oder der Titel müssen ausgewählt bzw. ausgefüllt werden. Achtung: wenn die Arbeitszeitkontrolle verwendet wird, ist der Termintyp wichtig für den IST-Übertrag! Ohne gesetzten Termintyp wird nichts in die Arbeitszeitkontrolle übertragen! Mehr dazu hier.

Weitere Termintypen können im Menü “Personal” - “Personaleinstellungen” erstellt oder bearbeitet werden. Das Häkchen “Privat” wird gesetzt, wenn der Termin nur in der Planung öffentlich lesbar sein soll. Auf dem Report oder beim Versand per Mail steht dann nur “Privater Termin”.

Wiederkehrende Termine

Um wiederkehrende Termine (z.B. Berufsschule) zu erfassen, muss das Startdatum z.B. Dienstag, 9. Juni eingetragen werden. So wird für den Mitarbeiter XY ab dem 9. Juni jeden Dienstag ein Termin erfasst. Der Termin kann auf einen Angestellten oder auf ausgewählte Angestellte (z.B. für eine Teamsitzung) geplant werden.

Wiederholungsausnahmen

Wenn das Häkchen für wiederkehrende Termine gesetzt wird, erscheint ein weiteres Feld. Dort kann eine Ausnahme für die wiederkehrenden Termine eingegeben werden. Z.B. der wiederkehrende Termin ist die Berufsschule des Lernenden und die dazugehörige Wiederholungsausnahme sind die Berufsschulferien. Es kann eine Zeitspanne der Ferien eingegeben werden.

Termine auf dem Report anzeigen lassen

Damit die Termine anschliessend auch auf dem Report ersichtlich sind, ist es wichtig, dass das Kästchen “Alle Kinderorte” rausgenommen und die Kinderorte separat eingegeben werden.

Betreuungspersonen in Abhängigkeit des Betreuungsschlüssels (Bubbles)

In den ovalen Symbolen sieht man immer die Anzahl eingeplanter Betreuungspersonen in Zusammenhang mit den anwesenden Kindern und den Vorgaben des Betreuungsschlüssels.

Grün: genügend Personal gemäss Betreuungsschlüssel
Rot: zu wenig Personal gemäss Betreuungsschlüssel
Gelb: zu viel Personal gemäss Betreuungsschlüssel

In der Wochenansicht werden immer die max. anwesenden Kinder und belegten Plätze am Tag XY angezeigt. In der Tagesansicht sind die Anzahl Plätze und Kinder effektiv auf die verschiedenen Zeiten angezeigt.

Tagesinfo eingeben

Mittels Klick auf die Sprechblase kann eine Tagesinfo eingetragen werden, welche die Mitarbeiter dann alle sehen können.
Bsp. Eingewöhnungsstart XY, Waldtag, 1. Tag Isabelle, etc.